İş Hayatında Geri Bildirim ve Koçluk
Yazan: Neşe Büyükkalender / Yönetici ve Kariyer Koçu - Points of You ExplorerYayınlanma Tarihi: 20.09.2020
Kurumsal yaşamda öğrenmek zorunda olduğumuz davranış biçimlerinden biri de geri bildirim almak ve vermektir. Gelişim ve farkındalık sürecini besleyen temel yapı taşı olarak geri bildirim her seviyede çalışan tarafından yapılabilmektedir. Bununla birlikte geri bildirimin önünde kültürel yapıya göre birçok farklı engeller vardır. Bu engelleri aşabilmek için duygularımızı tanımak oldukça önemlidir. Geri bildirim aldığımızda ne tür duygular oluşuyor? Beynimiz bu geri bildirimi tehdit olarak mı yoksa fırsat olarak mı algılıyor? Bu kapsamda bakıldığında ekiplerin performansı için belki de geri bildirim bir yöneticinin içselleştirmesi ve ekibe öğretmesi gereken en önemli davranış kaslarından biri olabilir mi?
Organizasyonun verimliliği için geri bildirimin sadece şirket içindeki seviyelerde değil temasta olunan tedarikçi ve müşteri gibi tüm muhataplarla iletişimde kullanılması gerektiğine inanıyorum. Burada çalışanların ve diğer muhatapların ne kadar etkili olduklarını bilmeye ihtiyaçları vardır. Kurumsal kültürün yanında geri bildirim kültürü kurgulamak birbirinden öğrenme ve öğrenen zihniyet boyutuna geçişi destekleyecektir.
Geri bildirim asla eleştiri veya nasihat değildir. Etkili geri bildirimin amacı farkındalık yaratmak ve muhatabına davranışlarının etkisi ile ilgili bir hediye vermektir. Burada farkındalık konusu geri bildirim alanın kör noktasına temas ediyor olabilir. Her bireyin kör noktası vardır. Kör nokta kişi tarafından fark edilmeyen fakat tüm muhataplarının gördüğü davranışsal özellikleridir. Örneğin biz sırtımızı göremeyiz fakat çevremizdeki herkes sırtımızı görür. Geri bildirim kör noktalarımıza da değinerek sırtımızı fark etmemizde ayna görevi görür. Örneğin kişi kendisini samimi olarak nitelendirirken çevresi bu davranışı laubalilik olarak algılayabilir. Aynı şekilde utangaç olduğunu düşünen kişi dışarıdan soğuk-mesafeli olarak algılanabilir. Bu noktada küçük farkındalıklar büyük adımları beraberinde getirebilir.
Geri Bildirim ve Duygular
Her birimiz öz benlik içerisinde farklı değerlere sahibiz. Değerlerimizin farkında olmak hayat içerisindeki tüm rollerimizde bizi bir ileri seviyeye taşır. Duygularımız değerlerimizden tetiklenir. Duygular düşünceleri besler ve en nihayetinde davranışa dönüşür. Deneyimlerimizle birlikte kişilik kodlarımızda bir anlam çıkarım merdiveni oluştururuz. Tüm bu silsile volma, yapma ve sahip olma hallerimizi besler. Geri bildirimde hem kendimizi hem muhatabımızı değerleri ve duyguları boyutunda algılamak bu nedenle önemlidir. Geri bildirimi kişinin karakterine (olma hali) mi veriyoruz yoksa yaptıklarına veya sahip olduklarına mı veriyoruz can alıcı nokta burasıdır. Geri bildirimde mutlaka durumun ne hissettirdiğine yani duygulara dokunmak gerekir. Geri bildirim ile verilmek istenen mesaj davranış, sonuçlar ve duygular üçlüsünü içinde barındırmalıdır. Geri bildirim veren kişi ilgili konudan duyduğu rahatsızlığı ve endişeyi açık bir şekilde dile getirmelidir. Bununla birlikte geri bildirim alanın endişelerini ve duygularını da dinlemelidir.
Beynimiz Geri Bildirimi Nasıl Algılıyor?
Usulüne uygun verilmeyen geri bildirim muhatabında tehdit oluşturur. Kişi yargılandığını hissederse tehdit algılar ve oluşan stresle birlikte kaç ya da savaş tarzında bir davranış takınır. Geri bildirim anında oluşan tehdit unsurunu anlamak için beynimizin işleyişine S.C.A.R.F. modeli ile bir bakalım.Status (Statü) : Eleştirel verilen geri bildirimde kişi kendisini kusurlu görür, statüsünün tehdit edildiği fikrine kapılır.
Certainity (Belirlilik) : Kişi ihtiyacı olan bilgiyi geri bildirimle alamadığında varsayımlarla boşlukları doldurur.
Autonomy (Özerklik) : Geri bildirim alan kişi yaptığı iş üzerinde ne kadar söz sahibi? Yönetim sırasında alanına sürekli müdahale ediliyor mu?
Relatedness (İlişki) : Kişi yargılanmaksızın duygu ve düşüncelerini ne kadar ifade edebiliyor?
Fairness (Hakkaniyet) : Geri bildirim veren kişi kendi doğrusuna mı odaklanmış? Geri bildirim verirken ne kadar adil?
S.C.A.R.F. Modeli geri bildirim verirken tehdit unsurlarını ortadan kaldırmak için bir kontrol listesi (check list) olarak kullanılabilir fikrindeyim.
Geri Bildirim ve Koçluk Becerilerinin Kullanılması
Geri bildirim koçlukla desteklendiğinde pozitif duygular oluşturur. Burada kullanılabilecek en iyi koçluk becerileri duyguları anlamak ve soru sormanın gücüdür. Sorularla birlikte geri bildirim alan kişi işi daha çok sahiplenmekte, düşünmeye teşvik edilmekte, alternatif çözümler sunmakta ve kendisini sorgulanan değil sohbet edilen olarak konumlandırmaktadır.
Geri bildirimdeki dört temel aşamanın koçluk becerileri ile kullanılması;
1. Geri bildirim vermek istediğiniz konuyu ifade edin. Kanıtlar ve verilerin olması önemlidir.
2. Yargıdan bağımsız düşüncenizi ifade edin ve karşı tarafın düşüncesini dinleyin. Bu paylaştığım sende ne düşündürdü?
3. Mutlaka durumun sizde ne hissettirdiğinden bahsedin ve karşı tarafın duygularını sorun. Bu sende nasıl bir farkındalık yarattı? Nasıl bir duygu yarattı?
4. Neye ihtiyaç olduğunu tam olarak tarif edin, beklentinizi söyleyin. Beklentinizi karşılamak için ihtiyaçlarını sorun. Karşı tarafa yol haritası çizme hakkı verin. Bu farkındalıkla ilgili nasıl bir yol izlemek istersin? Bu süreçten çıkmak için hangi güçlü yönlerini kullanabilirsin? Benden ve ekipten istediğin bir destek var mı? Ne olursa bu konuyla ilgili bir adım atabilirsin?
Geri bildirim yerine daha yumuşak olan hangi ifadeler kullanılabilir? Bu konuda geri bildirim vermek istiyorum yerine “iznin olursa bu konuda görüş paylaşımı yapmak istiyorum” diyerek yukarıdaki adımlar uygulanabilir mi? Marshall Goldsmith'in dediği gibi geri bildirim bir hediyedir. Hediye almayı çoğumuz sevse de hediyenin verilme şekli de en az hediye kadar önemlidir. Hediyelerinizi anlamlı hale getirmek için yukarıdaki ilkeleri ve aşamaları aklınızın bir kenarında tutmayı unutmayın.
Sevgiler!